Intégré au Pôle Nucléaire de VINCI Energies, Cegelec CEM réalise des grands projets multitechniques en Ingénierie mécanique et électromécanique, dans un environnement nucléaire exigeant, garantissant un futur bas carbone. Au regard de la longue durée de vie de leurs projets hautement complexes et parfois inédits, la nécessité de capitalisation des connaissances opérationnelles est forte et croissante. Avec le Projet AVENIR, Vinci Energies s’est fixé comme objectif stratégique le partage et la capitalisation des connaissances. CEM a donc un objectif stratégique de développement durable des savoir-faire en permettant une montée en compétences des collaborateurs.
Ce défi est aligné avec leur vision de l’ingénierie « autrement », créative et agile.
1. Présentation du métier
Michelle Alvarez est référente qualité sûreté pour les bureaux d’études CEM : mécanique, les calculs, les contrôle commande, électricité, automatismes industriels… Elle fournit aux équipes des bureaux d’études les procédures adaptées à leurs contraintes métier mais aussi aux normes et réglementations.
La documentation qualité n’est pas donc jamais statique :
Le système management qualité est vivant. La documentation doit s'adapter au quotidien, au plus près du terrain. Mais elle doit aussi s'adapter à toute évolution qu’il peut avoir un niveau de normes, un niveau de la réglementation ou niveau même des pratiques et des besoins de nos clients. - Michelle Alvarez (CEM)
2. Poser des questions
a. Pour documenter en continu le savoir-faire métier
Les questions du quotidien ont des implications de qualité et de sûreté. Des réponses sont accessibles et explicites dans la documentation qualité. Mais la plupart du temps, il est plus simple de s’adresser au référent métier, et ces réponses ne sont ni sauvegardées, ni contrôlées.
Donc Michelle a mis en place une manière simple de documenter rapidement ces pratiques dans le contexte métier des collaborateurs :
En fait, au jour le jour, on vit des situations; à partir de ces situations, on génère de la connaissance et plutôt que d'attendre pour documenter, on pose la question tout de suite. - Michelle Alvarez (CEM)
Parfois, Michelle pose elle-même la question pour inciter les collaborateurs à répondre : cela donne aussi l’exemple.
b. Pour gagner en efficacité
Les bases de données explicites ne sont pas les plus efficaces pour chercher les réponses dont les collaborateurs ont besoin sur le terrain : il est difficile d’y faire des recherches, et elles ne sont pas toujours adaptées au besoin précis.
Michelle inverse donc la logique de documentation : Au lieu de documenter à froid, elle cherche les questions que se posent ses collègues et crée la documentation au quotidien.
Grâce à Ask CEM, Michelle gagne en efficacité au moment de documenter les savoirs, et fait gagner du temps aux collaborateurs qui cherchent des réponses précises dans leur contexte.
Je demande à ce qu'on me pose la question ou de poser la question et on génère la réponse parce que ça nous permet au quotidien en fait, de documenter ce qu'on est en train de vivre. - Michelle Alvarez (CEM)
c. Pour diffuser efficacement les bonnes pratiques
L’ontologie permet à Michelle d’être notifiée et donc de piloter les questions posées, et les besoins de documentation. Elle gagne du temps en validant directement les bonnes réponses rédigées par ses collègues sur le terrain. Le bon savoir est validé et diffusé, et elle n’a plus besoin de rédiger une documentation ad hoc moins accessible.
Les collègues qui reçoivent la bonne réponse peuvent dire “merci” et indiquer le temps qu’ils estiment gagner grâce à la réponse.
Les bonnes pratiques sont donc facilement diffusées et valorisées: En 2 mois, Michelle a déjà fait gagner plus de 36 jours aux équipes CEM grâce à son savoir-faire et la mise en place de ce process.
Ça me permet de valoriser un petit peu mon savoir et les partager au plus grand nombre sans avoir besoin de décrire des documents et des documents que toute façon, les gens n'ont pas le temps de lire.
[Microprocessus] Amélioration des pratiques qualité
Contexte
Les référents qualité sûreté doivent documenter des processus précis pour des projets complexes.
Qui pose la question ?
Les membres du bureau d’études
Qui répond ?
Les référents qualité sûreté
Les collègues qui ont la réponse
Résultats
- Les référents qualité sûreté gagnent du temps au moment de documenter
- Les collaborateurs ont facilement accès aux bonnes pratiques de qualité
Facteurs de succès
- Prendre le temps de poser ou faire poser la question sur Ask au début du lancement
- Valider les bonnes réponses et remercier pour valoriser les bonnes réponses.
Mise en place
Tags nécessaires
- Métiers impliqués :
💳 Achat - Activité ou projet concerné :
💳 Commande,🪛 Prestation de main-d’œuvre - Outils :
📊 SAP
Lancement
- Trouvez 3 pratiques du terrain non documentées
- Créez 3 exemples de questions sur ces pratiques, répondez-y ou validez les réponses.
- En réunion d’équipe, faites la démonstration du microprocessus grâce aux exemples.
- Invitez vos collègues sur l’application, et suggérez-leur les tags pertinents.
- Intégrez le microprocessus dans vos formations et dans la documentation.
Animation
- Passez en revue périodiquement les questions sans réponses validées grâce aux fonctions filtres.
- Relancez les discussions sans réponse validée en mentionnant vos collègues pertinents.
Illustration : Copyright Xavier Boymond – Prise de vue réalisée pour VINCI Energies Nucléaire
